Perdita di entrate: definizione e analisi

Lavori molto duramente per generare un profitto. L’ultima cosa che vuoi fare è sperimentare una perdita di entrate.
Stai utilizzando sistemi obsoleti o non stai monitorando con precisione alcuni elementi delle finanze della tua attività, potresti lasciarti sfuggire potenziali entrate a causa di perdite di entrate. Ciò può essere dovuto a fatture non pagate o scadute, errori di immissione dei dati, abbonamenti non sfruttati o altro.

Qui parleremo della definizione di perdita di entrate, come puoi individuarla nella tua attività e alcune cause comuni di perdita di entrate. Quindi, cosa più importante, ti mostreremo come prevenire e fermare la perdita di entrate, in modo che tu possa recuperare denaro e pianificare il futuro.

Che cos’è la perdita di entrate?

La definizione di perdita di entrate in realtà è sorprendentemente semplice. La perdita di entrate si verifica quando la tua azienda spreca  involontariamente o (di solito) senza accorgersene. Per la maggior parte, la perdita di entrate è collegata a errori nella fatturazione, che si tratti di sotto fatturazione, non inseguire fatture o non addebitare ai clienti l’importo corretto per una serie di motivi.

Perché le piccole imprese dovrebbero preoccuparsi della perdita di entrate

Indipendentemente dalla perdita di entrate che sta vivendo la tua attività, anche se qualsiasi è già troppo, che tu sia una piccola impresa con margini di cassa ridotti o una startup in rapida crescita che ha bisogno di ogni euro guadagnato per reinvestire nella tua attività. Le tue entrate sono soldi che hai guadagnato, quindi assicurati di riscuoterle.

Oltre a ciò, tuttavia, dovresti preoccuparti della perdita di entrate perché è abbastanza facile da fermare e soprattutto da evitare. Hai solo bisogno di dare un’occhiata ai sistemi che hai attualmente in atto e capire dove puoi aumentare la precisione e le tue capacità tecnologiche.

4 cause comuni di perdita di entrate

Come analizzi se stai perdendo entrate o meno? La cosa migliore che puoi fare per iniziare è capire le cause più comuni di perdita ed sprechi. Evidenziando dove le aziende commettono questo errore  e capendo se stai facendo cose simili, sarai in grado di eseguire la tua analisi delle perdite di entrate.

1. Problemi di immissione dei dati

Se inserisci i tuoi dati manualmente, che si tratti di inserire pagamenti inviati e ricevuti, creare manualmente le fatture, ecc., sarai soggetto a errori umani. Non preoccuparti, non c’è problema: questa è la natura di qualsiasi sistema completamente manuale.

La perdita di entrate può verificarsi quando scrivi “€ 300” invece di “€ 3.000”, ad esempio. Anche se questo può sembrare improbabile, più grande è la tua attività, più difficile è tenere d’occhio ogni parte della tua azienda. Se controlli i tuoi libri contabili, potresti essere sorpreso di scoprire che ciò accade più spesso di quanto tu possa credere.

2. Termini di pagamento “flessibili” o non definiti

Fatturi tutti i tuoi clienti su una scadenza coerente? Diciamo, nei 30 o 60? Se la risposta è no, potresti contribuire alla perdita di entrate. È difficile sapere quando le persone pagheranno effettivamente, e molto più facile perdere traccia dei pagamenti in sospeso, con termini di pagamento un po’ allentati.

Inoltre, anche i termini “fatturato alla consegna” possono essere un po’ rischiosi. Ad esempio, È improbabile che nel momento in cui ricevono il conto corrano a farti un bonifico. Semplicemente non è come funzionano gli affari. Certo, potresti teoricamente ottenere i tuoi soldi un po’ più velocemente rispetto ai termini di credito commerciale definiti, ma rischi anche di non sapere esattamente quando dovrebbe arrivare quel pagamento e quando è davvero in ritardo.

3. Altri problemi di fatturazione

Questo potrebbe significare un numero qualsiasi di cose: fatture non inviate, sconti perpetui elevati che non sono mai stati corretti. Tutti questi fattori apparentemente piccoli possono sommarsi, il che significa che potresti avere una perdita di denaro importante e continua senza accorgertene.

4. Lasciarsi sfuggire le modifiche ai costi

Sai esattamente quanto costa ogni componente della tua produzione? Se conosci molto bene, saprai sicuramente che le parti componenti del tuo prodotto, siano esse materie prime, imballaggi o persino manodopera, sono sempre in movimento. Anche se offri un servizio, potresti scoprire che pure il costo della fornitura del tuo servizio aumenterà, anche se stai generando più entrate.

Se non stai fissando i prezzi in modo reattivo, ovvero cambiando i tuoi prezzi man mano che i costi salgono, allora sei destinato a perdere entrate. Inoltre, se non trovi il modo di sostituire determinate parti o fornitori quando i loro prezzi salgono o di rinegoziare i termini dei prezzi, potresti perdere un bel po’ di soldi.

Analisi della perdita di entrate: come identificare la perdita di entrate

Ora che hai compreso alcuni degli eventi più comuni di perdita di entrate per i proprietari di piccole imprese, applichiamo questa conoscenza ai tuoi profitti.

Poniti queste domande per sapere se sei a rischio di subire perdite di entrate:

1. I vostri sistemi di fatturazione e contabilità sono obsoleti?

Se stai utilizzando software obsoleto, o potenzialmente anche nessun software, sei ad alto rischio di perdite di entrate. Meno è automatizzato, fino alla generazione della fattura, più facilmente sarai in grado di tenere sotto controllo i soldi che escono e quelli che entrano.

2. Utilizzi strategie di prezzo diverse?

Potresti avere diverse strategie di prezzo per ciò che vendi, e va bene! Ma, se lo fai, dovrai essere estremamente vigile sulla perdita di entrate, poiché potrebbe essere più facile commettere errori sul prezzo delle merci quando si fattura ai clienti.

3. Offrite molti sconti?

Gli sconti sono essenziali per molte aziende: onorano i clienti forti, forniscono incentivi e altro ancora. Tuttavia, gli sconti ti aprono anche a perdite di entrate, che si tratti di un codice sconto che dovrebbe essere utilizzato solo una volta e che invece viene rinnovato ogni mese, o di prezzi preferenziali che vengono trasferiti accidentalmente a un cliente che non ne ha diritto.

4. Avete termini di fatturazione standardizzati?

Come accennato in precedenza, il credito commerciale è un’ottima cosa, ma può anche essere un po’ pericoloso poiché nessuno chiede a gran voce di pagarti. (Deludente, lo sappiamo.) Se stai fatturando ai clienti con tempistiche molto diverse, alcune non appena gli ordini vengono evasi, altre in determinati periodi del mese, e con termini di pagamento diversi, ti stai aprendo a un calo delle entrate.

5. Utilizzi software di analisi?

In caso di perdita di entrate, i dati sono i tuoi migliori alleati. Se sei in grado di utilizzare un software avanzato che tiene traccia delle tue entrate e del flusso di cassa, sarai in grado di individuare tendenze nel tempo, irregolarità di mese in mese e altre informazioni vitali che ti daranno un’idea delle tue efficienze e inefficienze.

Come prevenire la perdita di entrate

Ora che hai riflettuto su queste domande, consideriamo i modi migliori per prevenire la perdita di entrate. Gran parte di questo è valutare i tuoi processi e trovare un modo per migliorarli che aiuterà la tua azienda a lungo termine.

1. Aggiorna i tuoi sistemi

Trasferisci qualsiasi processo manuale intorno alle tue entrate per essere gestito da un software intelligente. Questo potrebbe essere un investimento in anticipo, ma se riscontri problemi di perdita di entrate a causa di errori di immissione dei dati, risolverai virtualmente questo problema immediatamente. Conclusione? non utilizzare fogli di calcolo e scegli di digitalizzare i processi.

2. Valuta i tuoi metodi di prezzo

Come abbiamo detto prima, potresti semplicemente avere molti beni e servizi diversi che devono necessariamente avere un prezzo a molti livelli diversi. Tuttavia, vale la pena esaminare i modi in cui è possibile semplificare i prezzi, sia con prezzi a più livelli, prezzi di abbonamento, fatturazione basata sull’uso o prezzi basati sulla categoria, per cercare di eliminare le variabili nel modo in cui si fattura. Si spera che questo crei meno confusione sui prezzi effettivi che stai fatturando ed elimini la perdita di entrate.

3. Standardizza i tuoi sconti

Se hai molti sconti ovunque, fai del tuo meglio per standardizzarli. Disattiva tutti i vecchi sconti e controlla i parametri di utilizzo su quelli attualmente validi. Inoltre, integrali nel tuo punto vendita e nei sistemi di contabilità per evitare errori.

A volte, c’è un grande evento in cui è garantito un grande sconto. Va bene! Ricorda solo di definire i parametri di chi può ottenere lo sconto e per quanto tempo lo sconto è valido, e assicurati di disattivare il codice coupon non appena è fatto.

4. Standardizzare i termini di fatturazione

Se i tuoi termini di pagamento sono ovunque, prendi in considerazione la transizione di tutti i clienti a una classificazione di termini netti (ad esempio, a 60). Inoltre, fattura le persone in un momento costante del mese. In questo modo, saprai quando il totale delle fatture corrente e cosa, esattamente, dovresti aspettarti. È più difficile perdere traccia delle fatture se sei organizzato su questo fine.

E, ricorda, puoi sempre sfruttare il finanziamento delle fatture per integrare il flusso di cassa se scopri di avere troppe fatture in sospeso contemporaneamente. (Tuttavia, scommettiamo che noterai una maggiore coerenza tra i tuoi modelli di entrate, semmai.)

Prevenire la perdita di entrate significa tenere gli occhi aperti

La cosa più importante da trarre da questa discussione sulla perdita di entrate è che l’automazione è la tua arma migliore. Meno fai manualmente, più sarai in grado di mirare alla precisione e probabilmente imparerai molto da questi processi e tornerai anche un po’ di tempo.

Ma anche tutti i processi più automatizzati al mondo non possono ignorare il tuo senso degli affari e la tua intuizione. Quindi, tieni gli occhi aperti e ricorda che se sei preoccupato di perdere entrate, vale la pena dedicare del tempo a scavare e ascoltare il tuo istinto.