Come creare un budget aziendale per la tua piccola impresa

La creazione di un budget aziendale è un passo cruciale verso il successo.

Come nuovo proprietario di una piccola impresa, devi capire molte cose che non hai mai fatto prima. Uno di questi è come creare un budget aziendale, e questo può intimidire, soprattutto quando si è appena agli inizi. Come, esattamente, sai dove trovare le giuste informazioni finanziarie per non parlare di imparare la terminologia della finanza aziendale e mettere insieme tutti quei dati nel giusto ordine?

Tutto questo può essere sufficiente per spaventare alcune persone dall’avviare un’impresa in primo luogo. Uno studio suggerisce che la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non ha nemmeno un budget per cominciare. Ma il processo su come creare un budget aziendale non è in realtà così difficile se lo affronti nel modo giusto. Tutto può essere suddiviso in sei passaggi.

Molte persone pensano al budget come alla parte meno preferita della gestione di un’azienda, ma se si desidera avere successo, creare e mantenere un budget aziendale adeguato sarà una componente fondamentale di tale successo. Ecco una guida passo passo su come creare un budget aziendale.

Come creare un budget aziendale: perché farlo in primo luogo?

Il budget per la tua azienda consiste nel fare un’ipotesi plausibile su come sarà il futuro delle finanze della tua azienda. Richiede esaminare cosa è successo il mese scorso, cosa è successo tre mesi fa e come appariva questo mese l’anno scorso, quindi utilizzare tali informazioni per prendere decisioni finanziarie sagge per i mesi e gli anni a venire.

Se hai passato dei brutti mesi e prevedi che ne stai affrontando altri altrettanto brutti , puoi prepararti a ridurre al minimo le spese ove possibile. Se gli affari sono andati a gonfie vele e il video che hai pubblicato è diventato virale e sta attirando clienti, rischia di più e investi nell’acquisto di più spazio pubblicitario per soddisfare i clienti in entrata e farli tornare.

In altre parole, non hai bisogno di una sfera di cristallo per gestire un’impresa, ma devi imparare a creare un budget aziendale. E ciò richiede un po’ di intuizione e congetture istruite per assicurarsi che tutto continui a funzionare senza intoppi.

Perché hai bisogno di un budget aziendale

Quando avvii la tua attività, la creazione di un budget è una di quelle cose che possono cadere nel dimenticatoio. Se la tua azienda sta operando con una quantità significativa di profitto o sta attraversando un boom, potrebbe non sembrare importante creare un budget aziendale.

Ma un budget può aiutare a garantire il successo a lungo termine per la tua attività. Un budget ti aiuta a vedere la prossima settimana e dal mese successivo all’anno successivo, o anche i prossimi cinque anni.

Più specificamente, un budget aziendale può aiutare la tua azienda a trarre vantaggio da:

• Rendendolo più efficiente.
• Indicando i fondi rimanenti che puoi reinvestire.
• Prevedere mesi lenti e tenerti fuori dai debiti.
• Stimare cosa ci vorrà per diventare redditizio.
• Fornire una finestra sul futuro.
• Ti aiuta a mantenere il controllo del business

La creazione di un budget aziendale renderà la gestione della tua attività più semplice ed efficiente. Un budget aziendale può anche aiutarti ad assicurarti di spendere soldi nei posti giusti e al momento giusto per non indebitarti.

Come creare un budget aziendale: una guida in 6 passaggi

All’inizio, noterai che il processo di budgeting aziendale inizia guardando indietro alle tue entrate e spese passate. Più a lungo sei in attività, più facile sarà questo processo, poiché avrai più dati a cui guardare indietro mentre passi alla creazione del tuo budget lungimirante.

Se la tua attività è nuova di zecca, tuttavia, potresti dover fare alcune ricerche più approfondite sui costi tipici del tuo settore o area per raccogliere stime di lavoro per le tue finanze previste. Un modello di budget aziendale può anche aiutarti a organizzarti.

1. Esamina le tue entrate

Il primo passo in qualsiasi esercizio di budgeting è guardare indietro alla tua attività esistente e trovare tutte le tue entrate. Aggiungi tutte queste fonti di reddito insieme per scoprire quali soldi entrano nella tua attività su base mensile.

Quando trovi il tuo reddito, assicurati di calcolare le entrate, non i profitti. Le tue entrate sono tutti i soldi che entrano nell’azienda prima che le spese vengano detratte. Il profitto è ciò che rimane dopo che le spese sono state detratte.

Dopo aver identificato tutti i tuoi flussi di reddito, calcola il tuo reddito mensile. È importante farlo per più mesi, e preferibilmente per almeno i 12 mesi precedenti, a condizione che tu abbia a disposizione così tanti dati.

Con 12 mesi (o più) di informazioni, puoi esaminare come cambia il tuo reddito mensile nel tempo e cercare i modelli stagionali. La tua attività potrebbe subire un crollo dopo le vacanze, ad esempio, o durante i mesi freddi invernali. Conoscere questi cambiamenti stagionali ti consentirà di prepararti in anticipo per i mesi più magri e di darti un cuscino finanziario.

2. Sottrarre i costi fissi

Il secondo passaggio nella creazione di un budget aziendale è sommare tutti i costi fissi. Il termine costi fissi si applica a qualsiasi costo necessario su base ricorrente per il funzionamento della tua attività. I costi fissi possono verificarsi giornalmente, settimanalmente, mensilmente o addirittura annualmente, quindi assicurati di ottenere il maggior numero di dati possibile.

Esempi di costi fissi all’interno della tua attività potrebbero includere:

• Affitto.
• Forniture.
• Rimborso del debito.
• Libro paga.
• Ammortamento dei beni.
• Le tasse.
• Assicurazioni

La tua piccola impresa è unica e avrà costi fissi diversi da quelli descritti qui. Prenditi qualche minuto per prendere nota di altri costi fissi che potrebbero essere associati alla tua attività.

Una volta identificati i costi fissi della tua attività, li sottrai dal tuo reddito e passerai al passaggio successivo.

3. Determinare le spese variabili

Mentre cerchi i dati necessari per elencare i tuoi costi fissi, potresti anche aver notato che ci sono anche alcune spese variabili all’interno della tua attività.

Le spese variabili sono quelle che cambiano a seconda di quanto si utilizza il servizio. Molti di questi sono necessari affinché la tua attività rimanga operativa, come i servizi di pubblica utilità.

Qui troverai anche le spese che non sono necessarie per il funzionamento della tua attività, ma sarebbe bello avere, come l’istruzione, o extra che possono aumentare la redditività. Quelle sono chiamate “spese discrezionali”, che puoi anche trasferire nel tuo fondo per le spese variabili.

Alcuni esempi di spese variabili sono:

• Lo stipendio del proprietario.
• Sostituzione di vecchie apparecchiature.
• Forniture per ufficio.
• Sviluppo professionale.
• Costi di marketing.
• Utilità.

Durante i mesi magri, dovrai ridurre le spese variabili della tua attività, a cominciare dalla spesa discrezionale. Durante i mesi redditizi quando ci sono entrate extra, tuttavia, puoi aumentare la tua spesa per spese variabili a beneficio a lungo termine della tua attività.

4. Mettere da parte un fondo di emergenza per costi imprevisti

Indipendentemente dal fatto che tu abbia già gestito un’attività in precedenza, sappiamo tutti che i costi una tantum non arrivano nei bei momenti. È il giorno prima di ospitare tutta la tua famiglia per natale e il frigorifero si spegne.

Questi costi sorgono quando meno te li aspetti e di solito quando il budget è limitato. Previeni la paura di costi imprevisti quando fai il budget per la tua attività assicurandoti di avere un po’ di denaro extra a portata di mano e pianifica gli imprevisti all’interno del tuo budget.

Anche se potresti essere tentato di spendere qualsiasi surplus di reddito per spese variabili, mettine da parte un po’ in un fondo di emergenza. In questo modo, sarai pronto quando le apparecchiature si guastano e devono essere sostituite, oppure devi sostituire rapidamente l’inventario danneggiato da un allagamento. Naturalmente, c’è sempre l’opzione per un prestito per piccole imprese, ma più opzioni sono meglio di meno.

Ci auguriamo per ogni imprenditore che la massima sia vera: se fai il budget per un problema, l’emergenza non si pone mai. E se l’emergenza si presenta? Bene, l’hai preventivato. Allora non è proprio un’emergenza, vero?

5. Crea il tuo conto profitti e perdite

Dopo aver raccolto tutte le informazioni di cui sopra, è il momento di metterle insieme per creare il tuo conto profitti e perdite.

Il solo fatto di parlare di profitti e perdite può far emergere sentimenti di ansia: lo capiamo. Ma ricorda, hai già fatto tutto il lavoro. Ed è addizione e sottrazione: somma tutte le tue entrate per il mese e somma tutte le tue spese per il mese. Quindi, sottrai le spese dalle entrate e spera di ottenere un numero positivo alla fine.

Se lo fai, hai realizzato un profitto! In caso contrario, è una perdita  e anche questo va bene. Le piccole imprese non sono redditizie ogni mese, figuriamoci ogni anno. Questo è particolarmente vero quando hai appena iniziato come azienda.

6. Delinea il tuo budget aziendale lungimirante

Che tu sia una nuova attività o che tu lo faccia da un po’, la proiezione di ciò che accadrà alla tua attività in futuro è un’ipotesi plausibile. Se sei in affari da un po’, questo aiuterà sicuramente l’accuratezza di quelle ipotesi (come potresti, beh, indovinare).

Ora che hai creato il tuo conto economico, che è un documento storico che mostra il passato della tua attività, è il momento di creare il tuo budget. E questo è un documento lungimirante e orientato al futuro.

Per questo passaggio, fare riferimento al tuo contro profitti e perdite ti aiuterà a comprendere meglio gli alti e bassi stagionali della tua attività, quali investimenti nella tua attività vale la pena ripetere e cosa dovresti evitare in futuro.

Sul tuo conto economico, cerca queste tendenze:

• Grandi acquisti di forniture o attrezzature che creano una perdita.
• Andamento stagionale dovuto a condizioni meteorologiche avverse, disastri naturali o turbolenze economiche.
• Andamento stagionale dovuto a calendari scolastici, percorsi turistici o limitazioni dell’offerta.
• Utile superiore a quello degli anni precedenti o non spiegabile.

Quando esamini il tuo conto profitti e perdite, stai cercando modi per spiegare le fluttuazioni e i cambiamenti nella tua attività.

Ad esempio, se gestisci un chiosco di gelati, vedrai un profitto maggiore in estate quando le temperature sono calde e i bambini non vanno a scuola. Conoscere i tuoi mesi più redditizi ti aiuterà a prevedere come sarà il tuo prossimo anno. Potresti anche prendere queste informazioni e decidere di assumere più personale ed estendere l’orario di lavoro in determinati periodi dell’anno, rendendo la tua attività ancora più redditizia nei mesi in cui la domanda è più alta.

Rendere efficiente il budget

La maggior parte degli imprenditori non si è messa in gioco per imparare a creare un budget aziendale, certo. Quindi, come rendere efficiente il budget in modo da poter tornare alle parti migliori della proprietà aziendale? Facile.

• Investi in software di contabilità per tenere traccia di entrate e spese e creare automaticamente i tuoi rendiconti profitti e perdite.
• Assumi un contabile di cui ti fidi per aiutarti a gestire il tuo budget, correggere la rotta quando l’attività va fuori strada e assicurarti di pagare le tasse necessarie.
• Suddividi il processo su come creare un budget aziendale in piccoli passaggi: la gestione di un budget aziendale è molto più semplice quando fai parte del lavoro nel tempo e affronti un po’ ogni giorno o ogni settimana.
• Metti in atto procedure per la definizione del budget che ti aiutino a sapere dove trovare i numeri di cui hai bisogno, quando le spese escono e dove si trovano i soldi di cui hai bisogno.

Ci sono pochissimi imprenditori che incontrerai che amano i budget, le finanze e i fogli di calcolo. Questo non è semplicemente il motivo per cui le persone entrano nella proprietà di un’azienda. Ma il budget fa parte della vita quando possiedi un’impresa. Quindi, sapere passo dopo passo come creare un budget aziendale e gestirlo in modo efficiente renderà il tuo lavoro come imprenditore un po’ più semplice.