La guida definitiva su come gestire il flusso di cassa

Tenere sotto controllo il flusso di cassa è una sfida per ogni imprenditore e le sue finanze aziendali. In effetti, le sfide su come gestire il flusso di cassa rappresentano la ragione numero uno per cui le piccole imprese falliscono, comprese quelle che sono sulla buona strada per la redditività a lungo termine.

Indipendentemente dal successo della tua attività sulla carta, se non hai a disposizione le finanze necessarie quando devi pagare l’affitto o le buste paga o quando devi effettuare il tuo prossimo ordine di inventario, la tua attività così non può sopravvivere.

Per le aziende i cui flussi di entrate affrontano forti aumenti stagionali rappresenta una vera propria sfida e del tutto più difficile da affrontare. Richiede estrema diligenza, preparazione e consapevolezza che le cose non andranno sempre secondo i piani.

Gli imprenditori stagionali hanno la responsabilità di essere molto più organizzati e disciplinati rispetto a realtà non stagionali al fine di rendere conto oggi delle sfide e delle opportunità che possono sorgere fino a 8-12 mesi. Questo non è solo un problema che gli imprenditori che lavorano tutto l’anno in genere devono affrontare.

Tuttavia, ci sono alcune buone notizie in questa sfida. I titolari di aziende stagionali che sanno come gestire il flusso di cassa in queste difficili circostanze sono pronti a costruire alcune delle attività finanziarie più sane in circolazione.

Che cos’è il flusso di cassa?

Se sei un imprenditore probabilmente sai cos’è il flusso di cassa, ma i nuovi imprenditori potrebbero aver sentito solo il termine ma non è molto chiaro che cosa significhi o su come gestire il flusso di cassa.

Fortunatamente, è molto simile a ciò che sembra. Il flusso di cassa di solito si riferisce al flusso di denaro in entrata e in uscita dall’azienda in un determinato momento. Generalmente, dovresti identificare un periodo di tempo durante il quale stai esaminando il flusso di cassa, come da settimana a settimana o da mese a mese. Puoi calcolare il flusso di cassa della tua azienda utilizzando una formula.

Cosa significa flusso di cassa positivo?

Se la tua attività è positiva per il flusso di cassa, significa che hai più denaro in entrata di quello che stai spendendo in un determinato periodo di tempo, il che è buono! Il flusso di cassa negativo è l’opposto di questo.

Ma dato che il denaro che arriva e le spese di un’azienda possono variare nel corso dell’anno, essere positivi al flusso di cassa non equivale necessariamente alla redditività. La redditività della tua azienda è il denaro rimasto dopo che tutte le spese sono state pagate e di solito questo viene calcolato alla fine dell’anno.

Dopo aver dato un’occhiata a tutte le tue spese e al denaro che entra nella tua attività, ti starai chiedendo come gestire il flusso di cassa. Esamineremo i consigli su come gestire il flusso di cassa per la tua attività in modo da poterti fidare completamente dell’andamento della tua attività.

Valuta le tue esigenze di flusso di cassa

La chiave del successo finanziario per qualsiasi piccola impresa inizia con un’analisi approfondita della situazione del flusso di cassa, quindi è possibile elaborare un piano per la gestione del flusso di cassa. Fino a quando non comprenderai appieno come e quando i flussi di denaro entrano ed escono dalla tua attività nel corso dell’anno, tutte le misure che intraprendi per una migliore gestione del flusso di cassa sono in definitiva solo un gioco d’ipotesi.

Prima di ogni altra cosa, la corretta gestione del flusso di cassa dovrebbe iniziare con la raccolta di due documenti finanziari chiave: il rendiconto finanziario e il prospetto delle spese.

Consiglio n. 1: preparazione del rendiconto finanziario

A differenza dello stato patrimoniale o del conto profitti e perdite, ciascuno dei quali rappresenta solo un determinato momento, un rendiconto finanziario mostra come e quando i flussi finanziari entrano ed escono dall’azienda per un periodo più lungo.

Se non hai mai preparato un rendiconto finanziario per la tua attività, è una buona idea rivedere le entrate e le spese che hai sostenuto nel corso di almeno un anno intero e idealmente negli ultimi due o tre anni ogni volta che è possibile.

Alcuni programmi software di contabilità offrono un rendiconto finanziario tra le loro opzioni di rendicontazione oppure è possibile utilizzare il modello di analisi del flusso di cassa selezionato da Consulting Italia group per generare il proprio rendiconto finanziario.

Preparare il primo rendiconto finanziario della tua azienda può essere un processo che richiede molto tempo, quindi è una grande faccenda di cui occuparsi durante la bassa stagione della tua attività, se ce n’è una. Ma una volta che avrai fatto il lavoro per creare questo documento per la prima volta, sarà facile mantenerlo aggiornato in futuro e le conoscenze acquisite possono fare la differenza tra il successo e il fallimento per la tua attività stagionale.

Consiglio n. 2: previsione di eventuali spese aziendali stagionali

Una volta che hai un registro dettagliato in mano degli alti e bassi dei flussi di cassa della tua attività degli anni precedenti, sarai molto più attrezzato per prevedere le spese che potrebbero sorgere nel corso della prossima bassa stagione.

In molti modi, il rendiconto delle spese sarà molto simile al rendiconto finanziario. La differenza principale? Il rendiconto del flusso di cassa è un’analisi delle transazioni passate, mentre una previsione è per definizione un’ipotesi ponderata su cosa ci si può aspettare dalle esigenze del proprio flusso di cassa in futuro.

Mentre crei le tue previsioni di spesa, presta particolare attenzione a tutte le spese pre-stagionali che sorgeranno poco prima dell’inizio della stagione (se ne hai una), come acquisti di inventario o richiesta di personale anticipato.

Questo è spesso il momento in cui le spese di un’azienda stagionale sono più elevate, poiché è il momento più lontano dalla tua ultima alta stagione, potrebbe anche essere il punto in cui le riserve di flussi di cassa hanno raggiunto il loro limite. Anticipare e accantonare fondi separati per queste spese di pre-stagione ti aiuterà a evitare di rimanere senza capitale in quelle ultime settimane prima che i volumi delle vendite aumentino di nuovo.

Pianificare in anticipo costi imprevisti

Indipendentemente dalla stagionalità, le spese impreviste sono una realtà della proprietà aziendale. Il tetto che perde del tuo negozio. Il lotto di inventario danneggiato che deve essere sostituito. Il progetto richiede molto più tempo del previsto, costringendoti a pagare gli straordinari affinché il personale ottenga le cose giuste. Questi fattori sono una realtà del fare affari, e gli imprenditori stagionali, in particolare, non hanno il lusso di far finta che questi costi imprevisti non aumentino.

Un imprenditore per tutto l’anno potrebbe avere la possibilità di espandere rapidamente un prodotto o servizio per compensare la perdita di profitti. Ma quando un imprenditore stagionale affronta una grossa spesa durante la bassa stagione, possono essere necessari mesi per recuperare quel costo attraverso il reddito guadagnato. Ciò significa che devi andare al di là della pianificazione in anticipo in modo che, quando si verifica l’imprevisto, non ti ritrovi sperduto nel capire cosa fare.

Ecco tre modi in cui puoi anticipare gli imprevisti nel tuo piano di gestione del flusso di cassa:

Consiglio n. 3: istituire un fondo di emergenza

La pianificazione dell’imprevisto come imprenditore inizia con un fondo destinato all’emergenza. Questo è uno degli approcci più importanti su come gestire il flusso di cassa. Almeno dovresti accantonare un mese di spese commerciali medie e molti esperti di gestione della liquidità raccomandano di lavorare per un fondo di emergenza di tre mesi.

Ovviamente, istituire e mantenere un fondo di emergenza sembra un semplice consiglio, ma richiede disciplina. Per renderti responsabile ed evitare di utilizzare questo denaro per ogni opportunità apparentemente indispensabile che si presenta, considera di scrivere degli standard rigorosi su ciò che costituisce un’emergenza degna di esaurire questo fondo esclusivamente separato.

Consiglio n. 4: includere le contingenze nel budget

Gli imprenditori sono notoriamente ottimisti. In molti modi questa è una buona notizia, in quanto consente ai proprietari di piccole imprese stagionali di sopportare gli alti e bassi delle operazioni quotidiane senza scoraggiarsi eccessivamente. Detto questo, tale ottimismo può anche portare i proprietari di piccole imprese a sottovalutare costantemente le spese future, mentre sopravvalutano i volumi di vendita futuri.

Ecco perché, una volta completate le previsioni di spesa della tua azienda, è una buona idea aggiungere una categoria di emergenza equivalente dal 20% al 30% delle spese totali. Considerando che il vostro fondo di emergenza è progettato per costi grandi e imprevisti, questo budget di emergenza terrà conto delle incrinature e dei tagli di piccoli aumenti di spesa causati dall’inflazione, dall’aumento dei costi di spedizione o dalle variazioni di prezzo di determinate merci.

Idealmente, sarai in grado di preparare in primo luogo previsioni di spesa fuori stagione davvero accurate, ma non c’è nulla di male nel lasciarti un margine di errore. Nel caso in cui il fondo di emergenza non venga utilizzato, può consentire di sfruttare le opportunità di crescita che si sono venute a creare al momento o addirittura essere distribuito come utili aggiuntivi.

Consiglio n. 5: assicurarsi una linea di credito per evitare disastri

Anche con un budget di emergenza e un importante fondo di emergenza in atto, c’è ancora spazio per l’imprevisto di ridurre il flusso di cassa della tua azienda. Cosa faresti se il tuo locale commerciale fosse stato colpito da un’inondazione o da un incendio durante la bassa stagione e l’assicurazione non coprisse tutte le spese? E se all’improvviso dovessi sostituire un importante equipaggiamento che usi di anno in anno?

In questo caso, molti proprietari di piccole imprese cercano un prestito di cassa a breve termine, ma questi cosiddetti prestiti di emergenza hanno tassi di interesse spesso alti. Ciò è particolarmente problematico per gli imprenditori stagionali, poiché un’emergenza del flusso di cassa all’inizio della bassa stagione potrebbe lasciarti accumulare questo interesse costoso per molto tempo prima che tu possa ottenere entrate sufficienti per effettuare il rimborso completo.

Per questo motivo, i professionisti della contabilità spesso raccomandano che i proprietari di piccole imprese stagionali mantengano una linea di credito aperta. Con questo modello di credito, puoi prenderti il tempo per cercare una linea di credito a basso interesse. Ne vuoi uno con termini eccellenti all’inizio della tua bassa-stagione, dandoti la tranquillità che i fondi sono disponibili quando ne hai bisogno senza che tu debba pagare un centesimo a meno che tu non usi effettivamente i fondi in questione.

Finché non attingi mai alla tua linea di credito, non ci sono costi associati alla disponibilità del finanziamento, quindi non c’è davvero alcun aspetto negativo nel mantenere questa opzione come asso nella manica. Ricorda, tuttavia, che il momento giusto per richiedere una linea di credito è prima che tu abbia bisogno dei fondi, quindi vai avanti e controlla questo fuori dalla tua lista di cose da fare fuori stagione il prima possibile.

Entrate e spese di compensazione in bassa stagione

Hai fatto i compiti per prepararti meglio per una gestione solida dei flussi di cassa durante tutto l’anno e hai anche fatto piani di emergenza per l’imprevisto. Ma cosa si può fare per minimizzare effettivamente quei flussi di cassa alti e bassi?

Diamo un’occhiata ad alcuni modi in cui puoi sfruttare al massimo il tuo modello di business stagionale al fine di massimizzare i profitti annuali:

Consiglio n. 6: pensaci due volte alle spese non necessarie

Quando gli imprenditori per tutto l’anno firmano un contratto di locazione o assumono dipendenti, affrontano molta meno preoccupazione per spendere cifre in locali commerciali che rimangono vuoti o stipendi per dipendenti che non hanno molto lavoro da fare. Come imprenditore stagionale, tuttavia, questa sfida deve tener conto di ogni decisione che prendi riguardo alle spese.

Se hai gestito un’attività stagionale per un po’, probabilmente hai già affrontato questa preoccupazione in relazione ai dipendenti o al tuo spazio a diposizione nella struttura. Sei abituato ad assumere dipendenti part-time solo per l’alta stagione della tua attività, chiarendo che c’è una data di fine del periodo di lavoro quando termina la tua intensa stagione.

Ma per quanto riguarda le spese quotidiane minori: cose come alcuni servizi o persino le sottoscrizioni di software per strumenti che usi davvero solo durante l’alta stagione? Quelle spese da € 10 a € 100 al mese potrebbero non sembrare molto nel grande schema della tua attività, ma si sommano nel tempo.

Effettua un controllo approfondito delle spese annuali della tua azienda e cerca piccoli modi per ridurre i costi che potrebbero aggiungere una grande differenza. E se hai più dipendenti tutto l’anno o più costi di affitto degli uffici o degli spazi commerciali di quelli di cui hai bisogno, potrebbe essere il momento di affrontare alcune conversazioni difficili al fine di ridurre i costi fuori stagione.

Consiglio n. 7: utilizzare i tempi di inattività come opportunità di risparmio

Mentre gli alti e bassi della gestione di un’azienda stagionale possono rappresentare una sfida che deve essere superata, in realtà ci sono alcune potenzialità nel tuo modello di business stagionale, se impari a usarli al tuo vantaggio.

Stai sfruttando al massimo il tempo a tua disposizione in bassa stagione?

Con autodisciplina e un po’ di iniziativa, puoi beneficiare di opportunità uniche per gli aspetti del fai-da-te della tua attività durante quei mesi più lenti a generare entrate che altrimenti avresti dovuto esternalizzare aggiungendo ulteriori costi a favore di fornitori. Segui un corso di graphic design o marketing online, quindi utilizza i tempi di inattività fuori stagione per progettare le tue risorse di marketing e mettere insieme un piano promozionale per la tua attività.

Questo è anche un ottimo momento per cercare fornitori a basso costo o per risparmiare sulla spedizione o altri costi ordinando materiali o inventario di cui hai bisogno con largo anticipo.

Consiglio n. 8: diversifica il tuo business per i redditi fuori stagione

Pianificare in anticipo e ridurre al minimo le spese può fare molto per una migliore gestione del flusso di cassa per la tua impresa stagionale, ma a un certo punto, semplicemente non c’è nessun servizio o prodotto in sostituzioni che possa garantire gli stessi flussi di entrate. Come puoi diversificare i tuoi prodotti o servizi al fine di bilanciare il reddito tra alta e bassa stagione?

Per un’attività ricettiva in una località turistica stagionale, ciò potrebbe significare sdoppiare come centro congressi oppure rifugio durante i mesi lenti che non generano entrate. Se hai un’attività di servizi stagionale, pensa ai servizi gratuiti per i quali potrebbe esserci più domanda durante i mesi più lenti dell’anno.

E ricorda, il tuo flusso di reddito secondario non deve necessariamente essere direttamente correlato al tuo business e al tuo marchio. Il lancio di una filiale o anche di una seconda attività completamente separata potrebbe consentire di utilizzare lo stesso team, set di competenze e risorse in un modo completamente diverso.

Non si può negare che quando si tratta di gestione della liquidità, i proprietari di piccole imprese stagionali hanno una serie unica di sfide da affrontare. Ma se puoi svolgere il lavoro durante la tua bassa stagione per condurre un’analisi e una previsione del flusso di cassa approfondite, allineare le tue opzioni di risparmio e finanziamento di emergenza e cercare modi per bilanciare entrate e spese fuori stagione, hai il potenziale per costruire un business pronto per la crescita e la sostenibilità a lungo termine.

Mantieni in ordine la tua gestione del flusso di cassa

Una volta che hai elaborato tutti i modi diversi per aumentare il tuo flusso di cassa e proteggerlo, vorrai assicurarti di tenerne traccia nel miglior modo possibile. Ci sono alcuni modi in cui puoi farlo.

Consiglio n. 9: chiedi a qualcuno di monitorare e gestire il flusso di cassa

Potrebbe essere più semplice per te avere qualcun altro nella tua attività che gestisca il tuo flusso di cassa e ne tenga traccia. Un dipendente affidabile che potrebbe essere maggiormente coinvolto nelle attività quotidiane potrebbe trovarsi in una posizione migliore per gestire il flusso di cassa aziendale. Se non hai un dipendente di cui ti fidi per gestirlo, prendi in considerazione di riservare un orario specifico ogni settimana per elaborarlo e per tenerti aggiornato della tua situazione del flusso di cassa.

Consiglio n. 10: aggiornare il flusso di cassa, magari in un foglio di calcolo

Sia che tu gestisca il tuo flusso di cassa o incarichi un dipendente a farlo per te, potresti scoprire che un foglio di calcolo è il modo migliore per seguirlo. Conserva i file in un’unità cloud in cui puoi accedervi facilmente online, quindi anche se non sei nella tua azienda, puoi tenere il passo con la gestione del flusso di cassa. Effettua le spese pianificate, se puoi, in modo da sapere in quale giorno inserirle e magari anche il costo esatto che ti aspetti. Se riesci ad accedere al tuo foglio di controllo da qualsiasi luogo, puoi inserire le spese nel momento in cui le fai.

Come gestire il flusso di cassa: la guida definitiva

Ora che abbiamo esaminato tutti gli aspetti di come gestire il flusso di cassa, dovresti essere in grado di prendere alcuni di questi suggerimenti e metterli in atto per la tua attività.

Dalla pianificazione al monitoraggio, dovresti essere in grado di prendere alcuni suggerimenti sulle cose da fare e non fare e su come gestire il flusso di cassa. Ricorda, il flusso di cassa e il profitto sono diversi e anche se diventa negativo, c’è ancora tempo per la tua attività di riprendersi e finire per generare un profitto.