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È importante avere sempre un’idea di come stanno andando le tue finanze aziendali, specialmente quando sei un nuovo proprietario di imprese. Qualcosa di semplice come rivedere le entrate, le spese o il rendiconto del flusso di cassa potrebbe darti un’idea di quali passi devi intraprendere per far avanzare la tua attività.
Qual è il modo più semplice per farlo? Generare report contabili, in modo da poter vedere tutti i dati di cui hai bisogno, aiutandoti a prendere decisioni aziendali per il futuro.
Ecco i cinque rapporti contabili importanti a cui i proprietari di imprese dovrebbero prestare attenzione:
Probabilmente il rapporto più importante per la tua impresa è il tuo conto economico (noto anche come conto profitti e perdite). È uno dei principali bilanci utilizzati da stakeholder esterni (investitori, creditori, ecc.) nonché da stakeholder interni (management, imprenditori, ecc.) per analizzare la redditività aziendale e guidare ad importanti decisioni.
Il conto economico è costituito dalle entrate totali e dalle spese totali sostenute per un determinato periodo di tempo. È possibile utilizzare queste informazioni per determinare un profitto o una perdita totale per la società nel periodo contabile.
L’art. 2425 c.c. disciplina il contenuto del conto economico il quale deve essere redatto in conformità al seguente schema:
1) ricavi delle vendite e delle prestazioni
2) variazioni delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e finiti
3) variazioni dei lavori in corso su ordinazione
4) incrementi di immobilizzazioni per lavori interni
5) altri ricavi e proventi, con separata indicazione dei contributi in conto esercizio.
Totale.
6) per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci
7) per servizi
8) per godimento di beni di terzi
9) per il personale
10) ammortamenti e svalutazioni
11) variazioni delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
12) accantonamenti per rischi
13) altri accantonamenti
14) oneri diversi di gestione
Totale
Differenza tra valore e costi della produzione (A – B).
15) proventi da partecipazioni, con separata indicazione di quelli relativi ad imprese controllate e collegate e di quelli relativi a controllanti e a imprese sottoposte al controllo di queste ultime
16) altri proventi finanziari
17) interessi e altri oneri finanziari, con separata indicazione di quelli verso imprese controllate e collegate e verso controllanti
17-bis) utili e perdite su cambi
Totale (15 + 16 – 17+ – 17 bis)
18) rivalutazioni
19) svalutazioni
Totale delle rettifiche (18 – 19)
Risultato prima delle imposte (A-B+-C+-D)
20) imposte sul reddito dell’esercizio, correnti, differite e anticipate
21) utile (perdite) dell’esercizio
Il conto economico è anche uno dei report importanti che usa il tuo commercialista per la tua presentazione delle tasse sulle imprese. Questo, insieme al bilancio e al rapporto sul flusso di cassa, fornirà una panoramica di come la tua azienda ha lavorato quel determinato anno e inoltre ti darà delle informazioni di cui ha bisogno per completare la tua situazione fiscale.
Puoi anche utilizzare il tuo conto economico per determinare quali dei tuoi prodotti sono i più venduti. Basta guardare quali prodotti hanno portato il maggior reddito entro un determinato periodo di tempo e quindi confrontarlo con l’anno o il mese precedente.
Quando leggi il conto economico, tieni presente la formula del conto economico di base, che è reddito netto = reddito – (costo dei beni venduti + spese). Ecco perché questo report è noto anche come report profitti e perdite, perché ti dirà il tuo risultato finale e se hai realizzato un profitto o perso denaro in quel periodo di tempo in considerazione.
L’utile o perdita dovrebbe essere in fondo alla tua relazione. Se questo numero è positivo, significa che hai guadagnato più di quanto hai speso durante questo periodo di tempo. Se è negativo, significa che è il momento di rivalutare la spesa aziendale e trovare modi per aumentare il tuo reddito.
Tieni presente che una perdita netta quando inizi per la prima volta non significa che dovresti rinunciare alla tua attività. È frequente per le aziende di spendere di più per i costi di avvio e non trasformare un profitto per il primo anno (o più).
Sia che tu abbia utilizzato il software di contabilità per costruire il tuo conto economico o che tu l’abbia fatto da solo, è sempre bene controllare i conti. Torna alla formula del conto economico di base. Il tuo reddito – (costo dei beni venduti + spese) = è il totale corretto?
Quindi, dai un’occhiata al tuo reddito, in particolare alle tue fonti di reddito. Quale fonte di reddito ti sta producendo più soldi? Quali fonti sono le più sostenibili? Valutare attentamente le tue fonti di reddito ti darà un’idea migliore di quali aree della tua attività (o su quali clienti) dovresti concentrarti per il prossimo periodo.
Ora che hai queste informazioni, fai un passo indietro. Questi numeri hanno senso? Manca qualcosa che dovresti vedere? Questa categoria dovrebbe includere lo stipendio e i salari, l’assicurazione, l’affitto, le forniture, gli interessi e qualsiasi altra cosa per cui stai spendendo soldi per la tua attività.
Se stai creando il tuo conto economico con un software di contabilità, di solito hai la possibilità di aggiungere anche colonne che mostrano i dati degli anni precedenti. Se il documento non mostra la variazione in percentuale, calcola questi numeri da solo. Come è andata la tua attività rispetto agli anni precedenti? Ci sono tendenze specifiche che hai notato?
Alcune buone domande da porsi quando confronti i risultati degli anni precedenti:
Il tuo bilancio è il quadro aggiornato della situazione finanziaria della tua azienda in qualsiasi momento. Fornisce un’istantanea delle attività, delle passività, del patrimonio netto e una panoramica della situazione finanziaria della società. Il tuo bilancio mostra anche le risorse che la tua azienda possiede e deve, nonché le fonti di finanziamento per tali risorse.
Si tratta di un ottimo rapporto da utilizzare per identificare le tendenze all’interno dell’anno fiscale e per prendere decisioni finanziarie più complete. Ti fornisce anche la famigerata “linea di utile o perdita” che il tuo commercialista ti dice sempre di tenere d’occhio. Monitorare le modifiche nel tuo bilancio è un buon modo per tenere traccia delle entrate e delle spese della tua azienda e assicurarti di raggiungere i tuoi obiettivi e rimanere entro il tuo budget.
Il bilancio è anche il primo documento che le vostre banche e investitori vi vogliono esaminare quando siete alla ricerca di finanziamenti per le imprese. Questo li aiuterà a capire come i loro fondi saranno utilizzati dalla tua azienda e che tipo di rendimenti possono aspettarsi di vedere in futuro. Aiuta inoltre le banche e gli istituti a determinare se la tua attività è attualmente idonea per prestiti alle imprese o linee di credito.
Proprio come il conto economico, anche il tuo bilancio ha una formula sottostante che segue. La formula di bilancio è attività = passività + patrimonio netto. Per toglierlo dal suo contesto matematico, tutto ciò che questa formula significa che una società deve pagare per tutte le cose che possiede (attività) prendendo in prestito denaro (assumendo passività) o prendendo dai suoi investitori (patrimonio netto degli azionisti emittente). Le tue attività totali dovrebbero essere uguali al tuo totale passività + patrimonio netto.
Le attività dello stato patrimoniale verranno categorizzate in due parti: attività non correnti e attività correnti. Le attività non correnti sono investimenti a lungo termine che non saranno realizzati o consumati entro 12 mesi dalla data di chiusura del bilancio. Le attività correnti hanno una durata di un anno o meno, il che significa che sono molto liquide e possono essere facilmente convertite in contanti, se necessario.
Così come ci sono attività non correnti e correnti, lo stesso vale per le passività. Si tratta di obblighi finanziari che la tua azienda deve a soggetti esterni. Una passività è corrente quando si prevede che venga liquidata entro un anno dalla data di bilancio. Esempi di passività correnti sono i crediti, gli scoperti bancari, i crediti in contanti, ecc. Non è corrente quando si ha un debito a lungo termine che è dovuto dopo almeno un anno dalla data di bilancio.
Il patrimonio netto dei tuoi azionisti è la quantità iniziale di denaro investito nella tua attività. Se tu, in qualità di imprenditore, hai investito nella tua azienda, questo sarebbe il tuo capitale. Questa parte del tuo bilancio includerà anche i tuoi utili non distribuiti. I tuoi utili non distribuiti sono i profitti che la tua azienda ha guadagnato e mantenuto.
Il report clienti mostra tutti i crediti in essere e li classifica in base alla data di scadenza, in genere nelle seguenti categorie: corrente, 1-30, 31-60, 61-90 e >90 giorni scaduti.
| CLIENTE | CREDITO TOTALE | IN CORSO | SCADUTO 1-30 GG | SCADUTO 31-60 GG | SCADUTO 60+GG |
|---|---|---|---|---|---|
| ABC Co. | € 62,456 | € 59,121 | € 3,335 | €- | €- |
| ITALY Co. | € 18,210 | €- | €- | €- | € 18,210 |
| Rossi Srl | € 48,954 | € 48,954 | €- | €- | €- |
| LLC spa | € 1,200 | €- | €- | € 1,200 | €- |
| TOTALE | € 130,820 | € 108,075 | € 3,335 | € 1,200 | € 18,210 |
Il tuo report di scadenza è ciò che si utilizza per tenere traccia del flusso di cassa delle imprese. Un credito di contabilità gestito male è in realtà un motivo comune per cui le aziende hanno problemi di flusso di cassa. Meno contanti hai incassato dai tuoi crediti è perché hai diversi pagamenti in ritardo da parte dei clienti e quindi meno contanti per gestire la tua attività.
Rispetto agli altri report discussi in questo articolo, il report di scadenza dei clienti è uno dei più facili da leggere e comprendere. Come accennato in precedenza, il report deve in genere includere diverse categorie di tempistiche, ad esempio 1-30, 31-60, 61-90, >90 giorni di scadenza. Questi rappresentano il numero di giorni in cui ogni cliente ha pagamenti già scaduti. Sul lato sinistro del report troverai la colonna dei tuoi clienti. Questo includerà il nome di ogni cliente che hai. Il documento deve includere anche una data di creazione del report, in modo da conoscere l’intervallo di tempo da cui si sta lavorando.
Il rendiconto del flusso di cassa riepiloga il flusso di cassa in entrata e in uscita dall’azienda per un periodo di tempo. Indica anche quali aree della tua attività stanno generando e utilizzando il maggior numero di contanti. È diverso dal bilancio e dal conto economico perché considera solo le attività di cassa piuttosto che tutti i tuoi conti.
Il rendiconto del flusso di cassa viene utilizzato per stimare il flusso di cassa futuro che sarà utile per il budget e il processo decisionale.
Il rendiconto del flusso di cassa è costituito da tre sezioni: attività operative, di finanziamento e di investimento, ognuna delle quali rappresenta una parte delle attività aziendali della società.
La parte operazioni mostra l’importo del contante del conto economico originariamente riportato per competenza. Ciò dovrebbe includere i crediti, i debiti nei conti e le imposte sul reddito da pagare. Ciò significa che una volta che il cliente paga un credito o se paghi il tuo fornitore in contanti, verrà registrato come denaro contante dalle operazioni. Anche le variazioni delle attività e passività correnti sono registrate come flusso di cassa delle operazioni.
Flusso di cassa dai report di finanziamento sul debito e l’equità della tua attività. Tutti i flussi di cassa relativi al pagamento di dividendi, riacquisto o vendita di azioni e obbligazioni, sarebbero considerati attività in questa categoria. Se si prende un prestito, sarebbe anche registrato qui. Gli investitori che preferiscono le imprese che pagano dividendi, questa è la sezione a cui presteranno attenzione, poiché riguarda ai dividendi pagati in contanti.
Il flusso di cassa dell’investimento mostra la quantità di flusso di cassa proveniente dalle vendite e dagli acquisti di investimenti a lungo termine come attività fisse (non correnti). Ciò include proprietà, impianti, attrezzature, veicoli, mobili, edifici o persino terreni. In questa sezione, l’acquisto di queste attività genererà deflussi di cassa e la vendita delle attività genererà afflussi di cassa. Questo è ciò che gli investitori guarderanno per monitorare quanto la tua azienda sta investendo in se stessa.
Per quanto dovresti prestare attenzione a chi ti deve denaro tramite il tuo report, dovresti anche determinare chi ti sta dando il massimo. Il report ricavi per cliente indica quanto hai realizzato da ogni cliente per un certo periodo di tempo.
Se si esegue un’attività di freelance o servizi, molto probabilmente si farà molto affidamento su clienti abituali. Utilizzare questo report per determinare chi sono i tuoi clienti più fedeli è un buon modo per conoscere a chi dovresti dedicare più tempo e attenzione.
Diversi sistemi contabili includono diversi set di informazioni nei ricavi per report cliente, ma le informazioni più importanti da includere sono un elenco dei clienti e il reddito generato da ciascun cliente in un periodo di tempo specificato.
Alcuni ricavi per report dei clienti possono includere dati più dettagliati come le informazioni di contatto del cliente, gli articoli venduti, gli sconti, l’imposta totale, il costo delle merci vendute e persino il margine.
Quando si utilizza questo report per prendere decisioni aziendali, è possibile aggiungere più colonne per confrontare i ricavi mese su mese o anno su anno. Questo ti darà un’idea più chiara di eventuali tendenze all’interno del tuo ciclo di vendita e se i tuoi clienti sono affidabili.
Con questi strumenti avrai una panoramica più completa di come la tua attività sta andando finanziariamente, chi sono i tuoi migliori clienti, lo stato del tuo flusso di cassa e persino se ti qualifichi o meno per il finanziamento aziendale o un prestito. All’inizio i report contabili possono sembrare numeri, ma una volta che impari a leggere e capire quali report sono importanti per gestire la tua piccola impresa, sarai in grado di prendere decisioni finanziarie migliori per portare avanti la tua attività.
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