Spese generali: definizione e cosa devono sapere gli imprenditori

Le spese non ci emozionano quanto le vendite, ma sono una parte essenziale della tua attività. Anche se sei l’unico proprietario e l’unico lavoratore in un’attività basata sui servizi, avrai comunque delle spese aziendali. A differenza di un dipendente che riesce a mantenere l’intero stipendio, al netto delle tasse, ovviamente, non sarai in grado di trattenere ogni euro che guadagni nella tua attività.

Alcune delle spese che dovrai gestire nella tua attività sono quelle che dovrai sostenere per realizzare il tuo prodotto o fornire il tuo servizio. Altre spese vanno a mantenere in funzione la tua attività, altre spese non sono affatto spese, almeno non dal punto di vista contabile.

Parte del fare affari è gestire le spese che vanno a far funzionare la tua attività, bisogna capire che non tutte le spese sono uguali. In questo articolo daremo un’occhiata alle spese che occupano più spazio nel tuo conto utili e perdite: le spese generali.

Quali sono le spese generali?

Le spese generali sono i costi di gestione della tua attività. Le spese generali differiscono dai costi diretti, o dal costo delle merci vendute, perché le spese generali non si collegano direttamente alla produzione di un prodotto o alla fornitura di un servizio. I costi diretti variano in base al volume delle vendite, ma le spese generali in genere rimangono pressoché invariate ogni mese, indipendentemente dal reddito della tua attività.

Ad esempio, supponiamo che tu possieda un’agenzia pubblicitaria. Hai dozzine di spese ogni mese, come l’affitto, il libro paga, l’abbonamento al software di contabilità, l’acquisto di media per i clienti, la stampa e, inevitabilmente le tasse.

Le spese relative alla fornitura del servizio (acquisto di media, costi per la stampa) sono tutti costi diretti. Queste spese sono riportate come costo delle vendite (COS, o talvolta COGS per costo delle merci vendute) sul conto economico. L’affitto, il libro paga, gli abbonamenti al software di contabilità e (in alcuni casi) le tasse sono considerati il ​​costo dell’attività, i costi operativi o le spese generali.

D’altra parte, supponiamo che tu possieda una società di contabilità. Hai anche dozzine di spese ogni mese, come affitto, buste paga, abbonamenti a software di contabilità, costi di stampa e, naturalmente, tasse.

I costi di stampa probabilmente non fanno parte della fornitura del servizio ai clienti o, se lo sono, non ne costituiscono una parte importante. Quelle sarebbero considerate spese generali per la tua attività. Tuttavia, gli abbonamenti al software di contabilità servono a fornire il tuo servizio. In questo caso, gli abbonamenti al software di contabilità verrebbero riportati come costo delle vendite e l’affitto, il libro paga, i costi di stampa e (possibilmente) le tasse sarebbero considerati spese generali.

In poche parole, non esiste una regola rigida su cosa sia un costo diretto e cosa sia una spesa generale. La definizione varia da azienda a azienda. La cosa importante da determinare per te e il tuo commercialista al fine di ottenere rendiconti finanziari significativi è quali spese nella tua attività sono direttamente correlate alla produzione del tuo prodotto o alla fornitura del tuo servizio e quali sono destinate alla gestione della tua attività.

Ciò che rimane invariato in tutte le attività è dove viene riportato ciascuno di questi tipi di costi. I costi diretti, qualunque essi possano essere per la tua attività specifica, sono riportati nella sezione costo delle vendite del tuo rapporto utili e perdite, proprio sotto il reddito. Vengono sottratti dalle entrate totali per determinare il profitto lordo. Il profitto lordo, quindi, è il profitto che la tua azienda ha dopo aver pagato i materiali e/o il lavoro necessari per produrre il tuo prodotto o fornire il tuo servizio.

Le spese generali occupano la maggior parte del resto del conto utili e perdite. Riportate dopo l’utile lordo, le spese generali, a volte chiamate spese operative o semplicemente spese, vengono sottratte dall’utile lordo per mostrare l’utile netto o i profitti.

Tipi di spese generali

Anche tra le spese generali aziendali, non tutte le spese sono uguali. Le spese generali possono essere suddivise in tre categorie principali. Conoscere queste diverse categorie e le spese generali in ciascuna di esse può aiutarti a creare un budget significativo per la tua attività.

Spese fisse

Le spese generali fisse sono le spese che non cambiano di mese in mese. Se una spesa fissa cambia, in genere avviene su base annuale e durante un periodo di rinnovo.

Alcuni esempi di spese generali fisse includono:

• Affitto
• Assicurazione
• Stipendi
• Alcune utenze

Le spese generali fisse sono le più facili da preventivare e pianificare, perché sai che saranno le stesse ogni mese. Allo stesso tempo, queste possono essere le spese più difficili da ridurre in risposta a vendite diminuite o flusso di cassa limitato, perché sono in genere “bloccate” da un contratto o da qualche altro accordo.

Spese generali variabili

Le spese generali variabili sono influenzate dall’attività commerciale, ma non necessariamente dalle vendite. Alcuni esempi di spese generali variabili includono:

• Spese pubblicitarie
• Spese legali
• Forniture per ufficio
• Riparazioni e spese di manutenzione

Sebbene le spese per le forniture per ufficio aumenteranno probabilmente a causa dell’aumento delle vendite, non sono direttamente legate alla produzione di un prodotto o alla fornitura di un servizio e quindi non sono costi diretti. Non vi è alcuna garanzia che le forniture per ufficio rispondano al cambiamento del volume delle vendite; il tuo responsabile dell’ufficio probabilmente non saprà che le vendite sono diminuite quando ha bisogno di riordinare le forniture per ufficio, e quindi probabilmente non lo terrà in considerazione quando deciderà cosa ordinare.

Allo stesso modo, le spese pubblicitarie potrebbero aumentare durante una flessione delle vendite nel tentativo di riportare i livelli di vendita. E le spese legali e le spese di riparazione e manutenzione possono verificarsi in qualsiasi momento (e spesso quando meno te le puoi permettere).

La cosa buona delle spese variabili è che spesso puoi regolarle immediatamente se riscontri una diminuzione del reddito. L’aspetto negativo delle spese variabili è che spesso possono essere difficili da prevedere, il che rende il budget per loro più difficile rispetto al budget per le spese generali fisse.

Spese generali semivariabili

Alcune spese generali non sono esattamente le stesse di mese in mese, ma non sono nemmeno completamente imprevedibili. Queste spese sono chiamate spese generali semivariabili e includono:

• Salario orario
• Alcune commissioni
• Molte utilità varie
• Spese del veicolo

Quando si pianificano spese generali semivariabili, spesso è possibile avere un’idea di quanto preventivare esaminando la spesa degli anni precedenti in ciascuna categoria.

Spese che non sono (tecnicamente) considerate spese

All’inizio di questo articolo, abbiamo accennato alle tasse che “a volte” o “forse” sono spese generali. Questa è una delle parti più complicate della contabilità, che può confondere molti imprenditori.

Non tutte le spese nella tua azienda sono una spesa dal punto di vista contabile. Gli elementi che compaiono sul tuo bilancio, come molti pagamenti delle imposte sul reddito, pagamenti di prestiti e dividendi, non sono tecnicamente inclusi nelle spese generali del conto economico. Tuttavia, devi comunque essere consapevole di queste spese, specialmente quando stai pianificando il budget, gestendo il tuo flusso di cassa e calcolando le tue spese generali.

considerazioni finali sulle spese generali

A differenza dei costi diretti, le spese generali normalmente non possono essere collegate direttamente alle vendite. Di solito non rispondono ai cambiamenti nelle vendite senza un intervento da parte tua. Ciò rende molto importante tenere sotto controllo le spese generali per la salute finanziaria della tua azienda. Se le tue spese generali sono troppo alte, un mese di vendite lento potrebbe significare problemi per la tua attività.

Il modo migliore per tenere sotto controllo le spese generali è creare e mantenere un budget per la tua attività. Conoscere i diversi tipi di spese e come rispondono alla tua attività commerciale ti aiuterà a farlo. Un numero elevato di spese generali fisse potrebbe rendere più semplice la definizione del budget, ma avere un sacco di soldi vincolato in spese generali fisse può anche rendere più difficile per te ridurre le spese generali in risposta a un calo delle vendite. Un numero elevato di spese variabili o semi-variabili rende il budget più complicato, ma questi tipi di spese generali possono essere regolati rapidamente. Indipendentemente dal mix di spese generali della tua azienda, sforzati di mantenere una riserva di tre-sei mesi di spese generali in banca per aiutare a superare i mesi di rallentamento delle vendite.

Oltre a influire sul flusso di cassa, le spese generali influiscono anche sulla redditività complessiva della tua attività. Minori sono le spese generali, maggiore è il profitto che ottieni da mantenere nella tua attività o da distribuire a te stesso o ad altre parti interessate nell’attività. Tuttavia, dovrai pagare le tasse su questo profitto, quindi collabora con il tuo commercialista per assicurarti di avere una strategia fiscale efficace per la tua attività.

Infine, il calcolo della tariffa generale ti aiuterà a misurare le prestazioni della tua attività rispetto ad altre attività simili alla tua. La metrica dei costi generali può aiutarti a determinare rapidamente se la tua attività ha prestazioni superiori alla media o se è necessario ridurre le spese generali per mantenere la tua attività competitiva e attraente per potenziali investitori o acquirenti.